A automação de processos é uma grande aliada de empresas que desejam melhorar as suas atividades. Afinal, recursos automatizados podem contribuir para uma verdadeira transformação digital nas mais diferentes áreas de uma companhia. Isso, por sua vez, impacta positivamente uma série de indicadores e resultados empresariais.

Não é à toa que a automação faz parte das tendências de mercado, pois existe uma série de atividades que podem ser automatizadas. Além disso, existem possibilidades e recursos que tornam a automação de processos cada vez mais acessível.

Dessa forma, fica ainda mais fácil obter os benefícios dessa modernização. Saiba mais sobre o assunto e veja algumas das atividades que podem ser automatizadas, as vantagens da automação de processos e como fazer isso na sua empresa.

Saiba o que é automação de processos

Tornar processos autônomos não é colocar uma máquina para fazer atividades que seriam de uma pessoa. Por isso, podemos compreender que a automação de processos significa inserir e utilizar recursos tecnológicos para simplificar, agilizar e controlar atividades. Sabe aquela atividade repetitiva, burocrática, pouco complexa e que toma muito tempo e energia? Ela pode ser realizada por um recurso tecnológico e, dessa forma, automatizada.

Esses recursos podem ser softwares, sistemas ou aplicativos que realizam atividades anteriormente manuais. Vale lembrar que a automação vai determinar as habilidades do futuro, pois se antes era preciso gastar tempo e esforço em atividades manuais, burocráticas e repetitivas, isso acontecerá cada vez menos, já que as máquinas ficarão responsáveis por essas atividades.

O vídeo abaixo fala um pouco mais sobre automação e como elas otimizam o trabalho:

Exemplos de automação e os benefícios que ela traz

São muitos os exemplos de áreas e atividades que podem contar com a automação de processos. Fazer isso permite que os colaboradores da sua empresa se dediquem a funções mais estratégicas e criativas, sem perder tempo e energia em atividades operacionais.

Por isso, veja outros benefícios e possibilidades de uso da automação na sua empresa!

Padronização de processos

Uma das dificuldades em processos manuais é que diferentes pessoas podem realizar a mesma atividade, cada uma à sua maneira. Por isso, podemos esperar a falta de padronização de processos que, por sua vez, aumenta a possibilidade de erros, ruídos de comunicação e outros problemas.

Para evitar tudo isso, é necessária uma padronização e isso fica mais fácil por meio da automação. Por exemplo: no atendimento ao cliente, em vez de cada atendente trabalhar de uma maneira diferente, você pode contar com recursos que mantêm a voz da marca e padronizam processos, sem contar ganhos como agilidade e qualidade do atendimento. 

Redução de erros e custos

Trabalhos manuais aumentam a possibilidade de erros que geram custos de refação e correção de tarefas. Isso é péssimo para as empresas, principalmente em áreas sensíveis como, por exemplo, contas a pagar e receber.

A sua gestão de pagamentos também pode ser automatizada. Isto porque existem plataformas de Cobrança Digital que otimizam pagamentos, aceleram negociações e evitam inadimplências por meio de Inteligência Artificial. Isso minimiza erros humanos relacionados a dados, prazos, valores e outras informações cruciais para o setor financeiro.

Aumento de produtividade

Com a automação, um negócio consegue realizar mais tarefas, com menos erros e num prazo menor em comparação às atividades manuais. Logo, a empresa aumenta a sua produtividade, pois seus processos ficam mais ágeis e eficientes.

Além disso, o capital humano do negócio ganha flexibilidade para voltar a sua atenção para aspectos estratégicos, que demandam criatividade, observação e tomada de decisão. Isso também contribui para aumentar a produtividade do negócio como um todo.

Melhoria da gestão de dados

Uma empresa não existe sem dados e precisa trabalhar para que as informações melhorem o controle de atividades, o acompanhamento de tarefas e as decisões empresariais. Fazer tudo isso fica mais fácil quando os processos estão automatizados.

Afinal, sistemas e softwares permitem a extração de grandes volumes de dados em planilhas, apresentações, relatórios, gráficos e muitos outros formatos, de maneira fácil e rápida. Além disso, a automação traz mais segurança para informações, pois as tecnologias contam com sistemas que evitam erros ou mesmo vazamentos de dados.

Como automatizar processos na empresa

Diante de tantas vantagens, dá vontade de automatizar todos os processos possíveis da empresa. Entretanto, para que a automação seja assertiva e perene, é importante começar aos poucos e de um jeito simples. Faça um mapeamento das tarefas repetitivas e, a partir disso, busque ferramentas apropriadas para essas atividades. Com o tempo, você conseguirá automatizar processos cada vez mais complexos.

Ao mesmo tempo, durante o mapeamento, é possível encontrar atividades que podem ser encurtadas ou mesmo descartadas. Por isso, reveja procedimentos e avalie a real necessidade deles. Deixar tudo mais ágil é importante para que a automação tenha mais eficiência quando for implantada.

Por fim, o processo de automação de processos requer paciência e documentação. Faça com calma e documente tudo, de forma que as alterações ao longo do tempo possam ser vistas. O “antes e depois” das tarefas pode trazer insights para novas melhorias. Além disso, nem todas as automações trazem resultados imediatos, portanto tenha paciência para aguardar resultados positivos em médio e longo prazo.
A automação tem forte relação com a indústria 4.0, que utiliza uma série de tecnologias para, entre outras coisas, tornar processos ainda mais velozes e eficientes. Conheça um pouco mais sobre esse mercado!