Com o aumento do trabalho home office (que, por sua vez, foi acelerado pela pandemia), as reuniões em vídeo se tornaram muito mais frequentes. Por isso, não são raros momentos durante uma reunião em que as coisas saem do planejado, e para evitar isso é importante entender qual é a etiqueta na videoconferência.

Dessa forma, é possível minimizar problemas durante uma reunião em vídeo para torná-la mais efetiva. Afinal, as videoconferências vieram para ficar e quanto mais eficientes elas forem, melhor será produtividade da sua equipe.

Veja agora por que as reuniões em vídeo são importantes e, para você extrair o melhor delas, 7 dicas de etiqueta na videoconferência que vão fazer qualquer encontro virtual render muito mais.

A importância das reuniões em vídeo

As reuniões em vídeo já aconteciam antes da quarentena, principalmente em um contexto de transformação digital no qual muitas tecnologias surgem para melhorar a comunicação nas empresas.

Se antes era preciso viajar para uma reunião de negócios, hoje basta convidar todos os envolvidos para uma videoconferência. Assim, em vez de usar ligações telefônicas para falar com todas as pessoas de um projeto, agora, em poucos cliques, você pode conversar com todo mundo que precisar por áudio e vídeo. Tudo isso reduz custos, perda de tempo e agiliza processos, definições de estratégias e tomadas de decisão.

No entanto, é importante cumprir com um código de etiqueta na videoconferência, não apenas para evitar momentos constrangedores, mas também para aumentar a eficiência do encontro virtual.

7 dicas de etiqueta na videoconferência

Pense sobre o objetivo da videoconferência

A reunião que poderia ter sido um e-mail é muito prejudicial para a equipe, afinal fica a sensação de que o encontro foi uma perda de tempo e energia sem resultado. Por isso, analise e defina o objetivo da videoconferência, porque, dependendo do que for, outros recursos podem ser mais efetivos, como e-mail ou mesmo mensagem em chat corporativo.

Reflita sobre quem deve participar

Avalie também quem precisa de fato participar. Isso é ainda mais importante em reuniões por vídeo, afinal um encontro com muitas pessoas pode ser difícil de administrar. Imagina reunir 100 pessoas virtualmente e lidar com mensagens, áudio e vídeo de todos? Por isso, a etiqueta na videoconferência manda convidar quem realmente precisa participar da reunião, para não fazer ninguém perder tempo.

Teste o funcionamento da plataforma de reunião

Problemas relacionados aos recursos da plataforma escolhida para a reunião em vídeo podem causar atrasos e falhas que vão desviar o foco do encontro. Por isso, confira como a ferramenta virtual funciona, com antecedência, e veja se ela atende às necessidades da videoconferência. Existem uma série de opções no mercado e você pode escolher a mais apropriada para o que precisa.

Seja sempre pontual

Seja você quem está na organização da reunião ou apenas na participação, seja pontual. Assim, fique online alguns minutos antes da videoconferência e termine a reunião no horário. Dessa forma, todos que separaram o seu tempo para participar do encontro serão respeitados e poderão continuar as suas atividades diárias de forma mais organizada.

Use bem o microfone e a câmera

Recursos de microfone e de câmera devem ser usados de forma efetiva. Se não estiver falando, deixe o microfone mudo, para evitar interferências externas que tiram o foco da videoconferência. Ao usar a câmera, utilize um espaço da casa com fundo neutro (ou use um fundo virtual). Ainda, tenha atenção para a sua aparência, assim como seria em uma reunião presencial, e certifique-se de que você está dando a devida atenção para a pessoa que está falando.

Traga outros recursos para a videoconferência

Se uma apresentação será utilizada, você pode enviar o arquivo na véspera da videoconferência para que todos estudem antes. Na hora de fazer uma pergunta durante a reunião, é possível utilizar o chat da videoconferência, para evitar interrupções. Outros recursos, como o Kahoot, que deixam o encontro virtual mais dinâmico. Por isso, sempre considere complementar a videoconferência com outros recursos digitais. 

Tenha uma comunicação objetiva

Se nas reuniões presenciais sempre foi fundamental manter a objetividade do encontro, durante os encontros virtuais isso é ainda mais necessário. Por isso, evite comentários (principalmente pelo microfone) que não vão agregar informações ou questionamentos que sejam relevantes para o objetivo do encontro. Tenha uma participação na videoconferência que seja objetiva e direta.

Para melhorar ainda mais o seu aprendizado sobre etiqueta na videoconferência, confira no vídeo abaixo mais algumas dicas:

Agora que você já sabe algumas dicas de etiqueta na videoconferência, veja também os benefícios do home office para empresas!